称谓顶格书写，单独成行，后面加上冒号。

一般称呼之下可以加上一句问候语，比如“您好”。

问候语也好单独成行，空两格写起。

正文正文要另起一行，空两格开始。

结尾一般要写表示祝愿的话。

对长辈可用“安康”、“长寿”等。

对同事、朋友、平辈可以用“幸福”、“愉快”或只写“敬礼”。

对晚辈可以写一些勉励的话，如“进步”、“工作好”等。

结尾的祝愿语如“此致”、“致”、“祝”等一般紧接在正文后，不用加标点，然后转一行顶格或空两格写祝词，如“安康”、“敬礼”等署名与日期须另起一行，靠后署名，署名后留下2至4个空格。

时间一般也须另起一行，写在署名之下。