建议安装一套餐厅售饭系统，每个员工必须刷卡用餐。

根据你们单位的实际情况，售饭系统没有必要记录金额，只记录用餐次数和用餐时间就可以了，月底根据员工不同的用餐情况（比如早餐、午餐、晚餐各用了多少次）计算应扣的伙食费就行了。

如果还觉得麻烦，可以在售饭系统中把金额一项也加进去，比如，员工每刷卡用一次午餐扣伙食费10元，每用一次早餐扣伙食费3元，月底在系统里汇总就可以了，可以直接出报表。

你需把要求提供给售饭系统的供应商，他们会根据你的要求在原有系统的基础上做一些修改。

一般来讲，如果没有实际的刷卡数据，员工总会反映伙食费扣多了。

系统应该不是很贵，可以上网查一下当地的供应商。